Zgodnie z przepisami, które weszły w życie 1 maja 2019 r., branża fitness ma obowiązek wprowadzenia kas fiskalnych online. Wszystkie biznesy, które działają w tej branży od tamtego dnia, muszą korzystać z takiego urządzenia. Pamiętajmy jednak, że używanie kasy online nie oznacza wcale braku obowiązku wydawania paragonu fiskalnego. Jak wybrać odpowiednie urządzenie? Na co zwracać uwagę, by kupić to najbardziej dopasowane do potrzeb firmy?
Co to jest kasa fiskalna online?
Kasy fiskalne dla siłowni i klubów fitness muszą mieć połączenie z internetem. Przesyłają one dane o transakcjach bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Powinny one także mieć możliwość komunikowania się z dowolnym terminalem płatniczym oraz posiadać zaawansowane funkcje tj. opcję wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie.
Warto też zaznaczyć, że nie każdy klub fitness musi mieć kasę fiskalną. Zgodnie z przepisami kas nie muszą posiadać podatnicy, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekracza rocznie 20.000 zł netto. Oznacza to, że średni miesięczny obrót powinien być niższy niż 1667 zł.
Kto będzie obsługiwał kasę?
Może się wydawać, że nie ma to większego znaczenia. Tymczasem warto pamiętać o odpowiednich zabezpieczeniach. Jeśli kasjerem w klubie jest pracownik, to nie powinien on mieć pełnego dostępu do wszystkich funkcji kasy fiskalnej tj. możliwość generowania większości raportów zbiorczych np. rocznego raportu sprzedaży. Odkręcenie takiego wydruku nie należy do najprostszych, więc najlepiej jest się zabezpieczyć i uniemożliwić jego przypadkowe wydrukowanie.
Kasa, którą będzie obsługiwała osoba niedoświadczona, powinna być możliwie intuicyjna i przyjazna dla użytkownika. Plusem mogą być duże klawisze, w które łatwo trafić. Zaletą jest również proste menu i wygodne „szybkie klawisze”. Są to skróty, które umożliwiają sprawniejsze włączenie niektórych funkcji.
Na ile stanowisk?
Kluby fitness zazwyczaj nie potrzebują więcej niż jednej kasy. Z tego powodu wystarczy w nich używać kasy jednostanowiskowej. Ich wybór na polskim rynku jest bardzo szeroki, więc każdy może znaleźć model w swoim budżecie. Większość tych kas ma możliwość przyłączenia do nich innych urządzeń np. wspomnianego już czytnika do kodów kreskowych lub wagi. Ich minusem jest mała dostępność dopasowanych do nich programów magazynowych. Jednak, jeśli w klubie nie prowadzi się sprzedaży towarów, to nie jest to szczególny problem.
Ile paragonów będzie drukowane?
Na rynku dostępne są kasy fiskalne o bardzo różnej wydajności. Są urządzenia dedykowane hurtowniom i supermarketom. Każde z nich może drukować setki paragonów po kilkadziesiąt pozycji każdy. W siłowniach nie ma potrzeby instalowania takich rozwiązań. W ciągu dnia w przeciętnej siłowni wystawia się kilkanaście do kilkudziesięciu paragonów. Na każdym z nich znajduje się jedna lub dwie pozycje. Rzadkością są dłuższe paragony. W związku z tym nie ma potrzeby kupowania urządzenia do zadań specjalnych. Wystarczy mała kasa, która jest dedykowana właśnie takiemu użytkowaniu.
Czy ma funkcje dodatkowe?
Kasa fiskalna do siłowni nie musi być wyposażona w czytniki kodów kreskowych. Jest on potrzebny wyłącznie wtedy, gdy sprzedajesz fizyczne rzeczy. Nabijając na kasę usługę udostępnienia sprzętu do ćwiczeń lub wejściówki na zajęcia prowadzone w grupie, można obyć się bez czytnika. To samo dotyczy wagi. W klubie fitness jest ona po prostu niepotrzebna.
Możliwość płacenia kartą jest już właściwie obowiązkowa dla każdego biznesu. Klienci lubią ten rodzaj płatności. Zamiast inwestować w kolejne urządzenie, warto rozważyć zakup sprzętu 2 w 1. Pozwoli to na zredukowanie ilości sprzętu w firmie. Obsługa płatności jest pożyteczna, ale nie jest obowiązkowa. Jeśli wolisz mieć drugie urządzenie, to również jest to dobre rozwiązanie.
Czy ma możliwość podłączenia do komputera?
Obecnie ta możliwość powinna być traktowana jako absolutny standard. Każde urządzenie powinno mieć gniazdo umożliwiające podłączenie go do komputera, nawet jeśli nie jest to funkcja używana na co dzień. Teoretycznie zakup kasy fiskalnej bez odpowiedniego gniazda jest niemożliwy, ale warto zachować wzmożoną czujność, by przypadkowo nie zakupić sprzętu starej generacji.
Czy jest szczególnie odporna na warunki zewnętrzne?
Kasa fiskalna w siłowni lub klubie fitness nie musi być szczególnie odporna na działanie warunków zewnętrznych. Nie będzie ona wystawiona na działanie wysokiej lub niskiej temperatury. Na siłowni nie ma warunków, które mogłyby negatywnie wpłynąć na stan kasy i żadne zabezpieczenia tego typu nie są potrzebne.
Jaki jest budżet?
Nie można zapominać o pieniądzach. Kasa fiskalna do klubu fitness jest niezbędna, ale nie powinna zrujnować finansów firmy. Średni koszt takiej kasy online dla klubu fitness to 1200-1500 zł netto. Trzeba więc wstępnie przygotować się na taki wydatek. Równocześnie trzeba też pamiętać, że jeśli mamy większe oczekiwania względem urządzenia, to jego cena będzie wyższa. Plusem jednak jest fakt, że przy zakupie kasy przysługuje zwrot w wysokości 700 zł.
Czy kasę można serwisować?
Kasa fiskalna wbrew pozorom nie jest prostym urządzeniem. Pomoc fachowca czasami bywa niezbędna. Z całą pewnością jest ona nieoceniona na początku, kiedy urządzenie trzeba poprawnie uruchomić i skonfigurować. Sprawnie działający serwis kasy jest z pewnością dużym atutem. Najlepiej, gdy serwisant może przyjechać, by naprawić urządzenie na miejscu jego użytkowania. Dzięki temu właściciel kasy ma zdecydowanie mniej problemów na swojej głowie.
Artykuł powstał we współpracy z firmą Mico, oferującą kasy fiskalne dla klubów fitness i nie tylko.
